Tartuimme tänään ikuisuusprojektiin. Mitä jos kurkattaisiin toimistolla lojuneisiin mappihyllyihin ja siivottaisiin turhat paperit pois. Systems Gardenissa olemme olleet ylpeitä paperittomuudesta (tai ainakin paperisaasteen vähäisyydestä) alusta lähtien, mutta silti 15 vuoden aika meille on sinnikkäästi A4:sia yritetty lähetellä.
Jokseenkin hämmentynyt olin siitä miten vähän hyödyllistä hyllyssä loppujen lopuksi oli. Kun vanhat sopimukset, tilinpäätökset, palkka-aineistot yms oli siivottu ei jälkeen paljon jäänyt. Työsoppareista ja asiakassoppareista meillä vielä on fyysinen kopio, mutta niidenkin allekirjoitetut kopiot löytyvät kaikki SharePointista (Office 365:stä) skannattuna. Viime aikoina itse asiassa asiakassoppareissakin olemme siirtyneet sähköisen allekirjoituksen suuntaan. Tai itse asiassa jopa sähköpostikuittauksiin tai jopa tilauksiin extranetin kautta.
Vanhat koulutusmateriaalit, jopa muutama kirjakin jouti jo roskakoriin. Tärkein pointti operaatiolle liittyi tietysti myös GDPR-säädännön siivoukseen, aika monta henkilörekisteriä (lue: mappia) vedettiin suoraan silppuriin. Muutama mappi sentään jäi: kirjapitoaineistot pitää säilyttää 10 vuotta ja palkka-aineistot 12 vuotta. Nekin olisi saatavissa sähköisenä, mutta kun meillä ei enää ole koneita joista löytyisi CD-lukija 🙂
Tästä ehkä näkee miten aika on muuttunut. Viimeiseen 3-5 vuoteen ei tainnut yhtään merkittävää paperia (joka ei löytyisi muodossa tai toisessa sähköisesti) löytyä.
Jäin pohtimaan seuraava vaihetta 15 vuoden päästä. Ennustan, että silloin siivotaan dokumentinhallinnasta menneisyyden PDF-kopioita. Jostain syystä joku on tallentanut tolkuttoman määrän dokumenttisaastetta epäkätevässä formaatissa, joka muistuttaa menneisyyden paperiformaatista.
Kaikki oleellinen on datana, bitteinä pilvessä josta niitä käsitellään raporttien, hakujen ja visualisointien kautta missä formaatissa tarvitaankin. Sovelluksissa ja appseissa jota pyörivät päätelaitteissa silmälaseista jääkaappiin.
Tuskin paperinmuotoista dataformaattiakaan enää kauaa tarvitaan.
